מדריך ייעוץ ארגוני לארגז כלים ליום לאנרגטי אפקטיבי יעיל ומאורגן

יום עבודה אפקטיבי הוא תוצאה של הערכות מוקדמת, סדר וארגון בכל המשימות שלנו, איך מלהטטים בין העבודה לחיים הפרטיים? בין משימות פנאי למשימות חובה? איך מגשימים את עצמנו וגם את העסק באותה כפיפה? זה אפשרי זה רק עניין של שיטת עבודה-הכל מתחיל בתכנית עבודה

הרבה לקוחות שואלים אותי איך להצליח לצלוח בהצלחה את ריבוי המשימות הכרוכות בהקמת עסק חדש, התשובה שלי היא אחת- ניהול זמן חכם ומדויק מתחיל במיקוד עסקי ותכנית עבודה שנתית להקמה וצמיחת העסק

אז איך מגבשים כזאת תכנית עבודה אפקטיבית? כשמתחילים לגבש את תכנית

עבודה לעסק עלינו להשיב למספר שאלות: את מה ננהל? איך ננהל? עם מי או מול מי ננהל אותה? זכרו עסק רווחי הוא עסק ממוקד שעובד בהתאם לתכנית עבודה סדורה

ומאורגנת ראשית עליכם להבין שתכנית עבודה היא הדרך להתקדמות מבוקרת ממוקדת מטרה, להגשמת החלומות/היעדים/המטרות שהצבנו בעסק. יעדים שלא ניתן למדוד כמותית או איכותית-קשה לממש...אפשר רק לחלום. המדדים יכולים להיות כמה כסף נרצה להרוויח כל חוד, מה היקף המכירות יהיה, כמה לידים איכותיים נקבל בעקבות הפרסום שיזמנו, כמה זמן נקצה לכל משימה, כמה עובדים נגייס לעסק, איך עמדו ספקי מיקור החוץ ביעדים שהצבנו להם ועוד

נתחיל בהגדרת יעדים ומטרות לשנה הקרובה

היעד הראשון תמיד מתחיל בנו ברמה האישית הפרטית

כי החלום מתחיל בנו, הגשמה אישית, מימוש מוצלח של כל האספקטים באישיותנו, הבאתם לידי ביטוי בקשרים העסקיים הם המפתח להצלחת העסק-עסק צומח מתוך תשוקה ושליחות יחדיו. הגדירו מה תרצו לשפר, ללמוד, להתמודד עם פחדים, חששות, לרכוש בכישורים והיכולות הקיימים כיום כשי לממש את הפוטנציאל האישי במיטבו

היעד השני מתמקד בשורה התחתונה של העסק-מטרה פיננסית

מהו יעד הכנסות שהייתם רוצים להגיע אליו השנה, כמה נרצה להרוויח? בכל חודש ובסוף השנה

היעד השלישי ישים דגש על מנועי החדשנות, צמיחה ופיתוח

זה הזמן לחשוב מחוץ לקופסא איך להפתיע את לקוחותינו והמתחרים ולהשיק או לפתח מוצרים חדשים לשוק, מה מאפייני המוצר, למי מיועד-קהל יעד, עיתוי בשנה, מוצרים אלו יסייעו לנו להגדיל הכנסות ולבדל את עצמנו ממתחרים

היעד הבא מתמקד במטרות התכנית השיווקית שלנו לעסק

זה הזמן להגדיר מול כל שרות/מוצר מה המטרה השיווקית: חשיפה/מודעות/ידע/ התנסות/ רכישה/ נאמנות...הרי כל שרות שלכם נמצא בשלב חיים אחר מול לקוחותיו. זה הזמן להתחיל להציב יעדים מדידים כמותית, החל מכמה לקוחות ארצה להחשף, להפגש/ למכור להם בכל חודש. האם ארצה להיכנס ולהשתלב בתת שווקים חדשים? לפתוח מרכז ידע? להתחיל להעביר סדנאות או הרצאות? להשיק מועדון לקוחות ועוד. מול כל מטרה עלי להגדיר ערוץ טקטי בו אממש אותה.

היעד האחרון שלנו היא תשתית ארגונית ניהולית

עכשיו משהגדרנו יעדים לעסק צריך להבין מי יממש אותם ויוציא אותם לפועל כצוות ניהולי ארגוני, ואז להגדיר יעדים ברורים לקידום ניהול התשתית הארגונית של עסק שהייתם רוצים לטפח השנה, החל מהטמעת נהלי עבודה אחידים, גיוס עובדים מומחים, תכניות הדרכה והעשרה, פיתוח מנהלים/נאמנות עובדים, עבודת צוות, שרות לקוחות, חוויית קנייה, נראות בנקודת המכירה, תוכנת ניהול/דיוור/מכירה ועוד

כעת משהשלמנו את הגדרת היעדים יש לפרקם למשימות, כל משימה מפורקת למטלות ישימות שניתן להטמיע בגאנט פעילות עם

מדדי מעקב ובקרה לפיקוח על ההתקדמות בצמתים מרכזיים בתהליך מובנה מעקב מדדים להצלחה/כישלון, בכפוף להגדרת גבולות אחריות-ביצוע משימות לכפיפים/שיתופי פעולה/מיקור חוץ איך נעקוב אחר ביצוע התכנית השנתית שלנו

נטמיע את כל המשימות המפורקות לאבני דרך בלו"ז גאנט מול תאריכי יעד להשלמתם נכניס תזכורות על יעדי משימות בטלפון/מייל/אימייל/פגישה

ננסה להציב השלמת משימה אחת לשבוע-אפשר ורצוי, כך נתקדם לעבר היעד

גיבוש תכנית עבודה אפקטיבית ממוקדת מטרה להעלאת חשיפה וקידום מכירות

פרופיל העסק: הגדרת העסק, קהל יעד, חזון מקצועי, מקורות השראה, חותם עיצוב מבדל, חוויית קניה ושרות, זהות תאגידית ונראות

יעדים חודשיים: מקצועי, אישי, פיננסי, ניהולי

תכנית פיתוח פרויקטים/מוצרים/שרותים: מה הרעיון המרכזי, יעד להשקה, אבני דרך לביצוע משימות

תשובה לשאלות ספציפיות, מה, למי, מתי, איפה? שניתן למדוד, ריאלסטי לביצוע, מוגדר בזמן

מיקוד חודשי/רבעוני-למי פונים: קהל יעד: מה היעד השיווקי חשיפה, ידע , התנסות, רכישה, נאמנות, שכפול ידע, מרכז ידע מה המוצר, השרות תוכן, שנציע כמענה ממוקד ייחודי לצורך הצרכני

באיזה ערוץ פורמט מסר : מודעה, מאמר, בלוג, סדנה, הרצאה, דיוור ישיר, נטוורקינג

הטבות ומתנות: למי? באיזה עיתוי/אירוע? מיקום? קהלי יעד? מטרות

פרסום: עיתוי, ערוץ, פורמט, עלות, מטרה, סטאטוס טרום קמפיין, סטאטוס בתום

קמפיין, מדד הצלחה

ארגז כלים לניהול חכם ואפקטיבי שהופך את היום לאנרגטי יעיל ומאורגן

הגדירו את רשימת המשימות לחודש הקרוב- לשבוע- ליום

רשימת חייב לעשות- הטמיעו ביומן משימות רוטינה שגרתיות שהן חייבות להתבצע: חוגים של הילדים, קניות, בקור אצל קרובים, ספורט, קורסים

רשימת משאלות- הטמיעו ביומן זמן איכות לעצמך: ספורט, פגישות עם חברים,הכינו שופינג, חופשה

ניהול פיננסי- הכניסי ליומן מועדי תשלומים חודשיים, הכנת חומר לרו"ח, זמן לניהול פיננסי של הבית והמשרד, מעקב אחר תזרים מזומנים-הכנסות מול הוצאות

אירועים- הכניסו ליומן מחויבויות למפגשי כנסים, תערוכות ואירועים פרטיים ועסקיים

כעת ניתן להתחיל להטמיע ביומן את ניהול העסק כדי שישתלב בהרמוניה עם שאר המטלות שלך לפחות 10 דקות ביום

עבדי עם לוח ניהול משימות שיהיה תלוי מולכם במשרד-מצ"ב